Blog na fali przyszłości

Wszystko jest już dopięte na ostatni guzik - minęły godziny męczących konsultacji, ale budżet został zaakceptowany, a umowa z firmą IT podpisana. Z niecierpliwością czekasz aż ruszą prace nad systemem, który przeniesie Twój biznes do zupełnie nowego wymiaru. Nagle zauważasz jednak, że Twoi pracownicy nie podzielają Twojego entuzjazmu. Mają za to tysiące powodów, dla których inwestycja w system to nietrafiona decyzja.

Jeśli masz teraz wątpliwości, czy innowacje to rzeczywiście był tak dobry pomysł, jak się wydawało na początku, to pamiętaj, że trudności we wdrażaniu nowego systemu są powszechnym problemem, z jakim każdy przedsiębiorca musi się zmierzyć. W BerMar multimedia doskonale zdajemy sobie z tego sprawę i dzięki bogatemu doświadczeniu doskonale wiemy, jak ułatwić ten proces. Dzisiaj dzielimy się wskazówkami dla przedsiębiorców, którzy chcą zapewnić swoim pracownikom większy komfort w przestawianiu się na nowy sposób pracy.

Przede wszystkim musisz wiedzieć, że niechęć Twoich pracowników nie wynika z tego, że nie widzą oni sensu w zmianach czy nie zależy im, aby Twój biznes prosperował. Najczęściej przyczyną negatywnego nastawienia jest strach. Część osób będzie się obawiała, że nie poradzi sobie technicznie z obsługą systemu, inni zaczną się bać o swoją posadę - w końcu słyszeli nie raz, że w wyniku automatyzacji procesów pracownicy są zwalniani, ponieważ okazują się niepotrzebni.

Jak temu zaradzić? Poświęć czas i wyjaśnij swoim pracownikom, że czekające ich zmiany to nie tylko korzyść dla Ciebie, ale także dla nich. Zyskają oni narzędzie, dzięki któremu zoptymalizują czas pracy, usprawnią komunikację i będą mogli dzięki temu szybciej i łatwiej radzić sobie z obowiązkami. Celem innowacji w firmie nigdy nie jest dążenie do ograniczania ilości zatrudnionych, ale zwiększenie efektywności ich pracy przy mniejszym nakładzie czasowym. W ten sposób mogą oni obsługiwać większą ilość zleceń, zamówień czy klientów.

Twoi pracownicy obawiają się technologii? Systemy webowe są tworzone dla ludzi, dlatego ich twórcy za nadrzędny cel powinni sobie stawiać intuicyjność, łatwą nawigację i przejrzystość. Naciskaj na firmę, z którą współpracujesz, aby brała pod uwagę wygodę użytkownika. Zaangażuj w ten proces swoich pracowników. Jeśli jakiś element systemu będzie dla nich mało intuicyjny lub czytelny, zgłoście problem programistom.

Twoja stanowczość i zdecydowanie, a także klarowne wyjaśnienia dla wątpliwości pracowników to podstawa, aby w firmie panowała atmosfera bezpieczeństwa i wzajemnego zaufania. Reaguj na wszelkie plotki, które mogą budzić niepokój. Nie dawaj też wciągnąć się w dyskusje, które wynikają ze strachu. Krótko ucinaj wątpliwości i nie pozwól, aby urosły do rangi ogromnego problemu. Niepewność powoduje, że ludzie tracą grunt pod nogami i podejmują wtedy zbyt pochopne decyzje, np. o odejściu z pracy.

Podczas tworzenia systemu etapy testowania produktu przez klienta są szczególnie ważne. Firma, z którą współpracujesz, na pewno poprosi Cię o wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy systemu (np. moduł do wystawiania faktur weryfikować będzie księgowa). Wybierz osoby, z którymi firma IT będzie mogła się kontaktować i które będą raportować bezpośrednio do Ciebie z etapów realizacji zamówienia. Pozwól jednak także innym pracownikom z tego samego działu zapoznać się z systemem. To nie jest dla nich strata czasu, ale ważny element przygotowywania się do zmian. Jeśli zobaczą, że nie taki diabeł straszny, będzie im łatwiej rozpocząć proces wdrażania.

Upewnij się, że firma, która tworzy system, organizuje szkolenia dla pracowników z obsługi systemu. Takie szkolenie może trwać od kilku godzin do kilku dni - w zależności od ilości działów w Twoim przedsiębiorstwie oraz liczby funkcjonalności, w jakie wyposażony został system. Zorganizuj czas na szkolenie tak, aby każdy pracownik mógł wziąć w nim udział bez rozpraszania się czy konieczności wychodzenia z sali. Najlepiej, aby odbyło się ono w kilkuosobowych grupach i aby każdy uczestnik miał przed sobą komputer z możliwością wykonywania zadań wyznaczanych przez osobę szkolącą. Prezentacja dla kilkudziesięciu osób w wielkiej auli nigdy się nie sprawdza, chociaż może wydawać się oszczędnością czasu. Prowadzący nie może się jednak w takich warunkach dostosować do tempa przyswajania informacji przez grupę, przez co uczestnicy mogą wyjść z auli z jeszcze większym mętlikiem w głowie.

Pamiętaj o tym, że wdrażanie rozwiązań IT to proces, który w zależności od Twoich potrzeb może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Na każdym etapie tego procesu nastawienie Twoich pracowników będzie się zmieniać i to w dużym stopniu od Ciebie zależy, w jaki sposób. Wyjaśnienie zatrudnionym, dlaczego innowacje są potrzebne, zaangażowanie ich w proces wdrożeniowy oraz zapewnienie komfortu w postaci szkoleń i kontaktu z konsultantami firmy IT, z którą współpracujesz, to najlepsze metody na wyeliminowanie strachu przed nieznanym i jego konsekwencji.