Blog na fali przyszłości

Przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z nowoczesnych technologii, aby sprawniej i bardziej efektywnie prowadzić swój biznes. Nic dziwnego, dedykowane systemy webowe to inwestycja, która bardzo szybko się zwraca.

Systemy webowe wspierają firmę oraz pracowników w codziennych czynnościach. Mogą służyć do lepszego zarządzania czasem pracy zatrudnionych, poprawienia relacji z klientem poprzez automatyzację procedur obsługi, rejestrowania wizyt lub spotkań, prowadzenia księgowości firmy, monitorowania etapu realizacji projektu i wielu innych zadań. Krótko mówiąc, ich możliwości są nieograniczone, a celem każdego z nich jest usprawnienie procedur przez automatyzację procesów.

Webowe systemy do zarządzania mają mnóstwo zalet:

• Można z nich korzystać zawsze i wszędzie, nie tylko w biurze – wystarczy dostęp do sieci oraz laptop, tablet, a nawet smartfon.
• Posiadają wysoki stopień automatyzacji procesów, dzięki czemu pracownicy są nawet w 80 proc. odciążeni i mogą skupić się na najważniejszych obowiązkach.
• Zawierają ogromną ilość danych, które można szybko przekształcić w czytelny raport i ułatwić w ten sposób proces podejmowania kluczowych decyzji.
• Są wyposażone w mechanizm automatycznych powiadomień – Ty i Twoi pracownicy nigdy już nie zapomnicie o żadnym terminie.
• Pozwalają na monitorowanie pracy zatrudnionych oraz mierzenie ich efektywności.
• Ułatwiają komunikację dzięki możliwości wprowadzenia nieskończonej liczby administratorów z różnymi uprawnieniami i rolami.
• Są bezpieczne! Zgodnie z nową dyrektywą unijną, firmy muszą zwiększyć ochronę danych osobowych. Właściwy system webowy w odpowiedni sposób zabezpiecza dane (poprzez ich szyfrowanie i uniemożliwienie dostępu do nich osobom trzecim), dzięki czemu masz pewność, że nie nastąpi wyciek danych.
• Są dedykowane, czyli skrojone na Twoje konkretne potrzeby.
• Są elastyczne – w każdej chwili można rozbudować ich funkcjonalności, jeśli taka potrzeba się pojawi.

Jeśli czytasz ten artykuł, prawdopodobnie zastanawiasz się, czy system do zarządzania to rozwiązanie dla Ciebie. Przygotowaliśmy krótkie zestawienie, które podpowie Ci, czy nadszedł czas, aby zainwestować w innowacyjne narzędzie, które podniesie Twój biznes na zupełnie inny poziom.

Kiedy klientów przybywa i zwiększa się ilość zatrudnionych osób, excelowskie tabele to jednak zbyt mało, aby na bieżąco prowadzić zestawienia i mieć łatwy i szybki dostęp do wszystkich danych. Karteczki post-it, chociaż przydatne, niekoniecznie pozwalają na zorientowanie się, które sprawy są priorytetowymi. Ponadto, ich zbyt duża ilość sprawia, że z czasem przestajemy je całkowicie zauważać.

System webowy pozwala na uporządkowanie danych w przejrzystych ekranach i raportach. Wszystkim ważnym terminom i etapom realizacji projektu lub sprzedaży można natomiast przypisać powiadomienia, które będą przypominały o niezbędnych czynnościach. Wypełnianie codziennych obowiązków ułatwią także procesy automatyzacji, które będą same pilnowały procedur, wysyłały maile czy dokumenty do odpowiedniego wydziału.

Jeśli dane są porozrzucane w różnych miejscach i tabelach, dotarcie do nich, zebranie w czytelną formę i podliczenie to zawsze duży problem. W chwili, kiedy trzeba podjąć ważną decyzję, problem ten urasta do przerażających rozmiarów. A teraz wyobraź sobie, że interesujący Cię raport generujesz jednym kliknięciem i masz go w ręku w ciągu kilku sekund? Takie możliwości oferuje system webowy.

Zestresowani pracownicy stoją pod Twoimi drzwiami i każdy z nich ma złą wiadomość? Spadła sprzedaż, oferta promocyjna okazała się klapą, inwestycja się nie zwróciła, w magazynie zabrakło towaru, a lista zamówień rośnie? W takich sytuacjach problemem jest czas – zazwyczaj jest już za późno, aby podjąć kroki zapobiegawcze. System do zarządzania może to wyeliminować, informując odpowiednie osoby, na przykład: o niskiej ilości produktów w magazynie czy wysokości obrotów w danym przedziale czasowym. Wszystko z odpowiednim buforem czasowym, aby Twoi pracownicy mogli podjąć odpowiednie kroki. Kolejka za Twoimi drzwiami zniknie.

Nadmiar obowiązków i wielozadaniowość rodzą stres, a ten z kolei utrudnia koncentrację i powoduje spadek produktywności. Niekiedy jest przyczyną wypalenia zawodowego. Możesz ułatwić swoim pracownikom codzienne obowiązki poprzez ustalenie określonych procedur i przeniesienie je do systemu webowego. Bardzo szybko zobaczysz rezultaty – usystematyzowana i zautomatyzowana praca pozwoli Twoim pracownikom na bardziej efektywne zarządzanie czasem.

Pamiętaj! Wdrażanie systemu do zarządzania w firmie, w której nigdy z takiego narzędzia nie korzystano, może wywoływać obawy i niechęć. Wynikają one ze strachu przed nieznanym i w pierwszym momencie możesz napotkać opór. Bardzo ważne jest na tym etapie, aby uświadomić pracownikom, że nowe narzędzie będzie wspierało ich pracę, a jego obsługa będzie na tyle intuicyjna, aby nie sprawiała dużych problemów. Warto także zorganizować praktyczne szkolenie dla pracowników przed rozpoczęciem korzystania z systemu.

Tracisz czas na spotkania sprawozdawcze z kierownikami poszczególnych działów, na których rzadko padają konkretne dane? Aby zlecić zadanie pracownikom wydziału, musisz przekazać informację zbyt dużej ilości osób i nigdy nie wiesz, na jakim etapie jest jego realizacja i kto jest za nią ostatecznie odpowiedzialny? Niesprawna komunikacja to problem, z jakim boryka się wiele przedsiębiorstw. Nowoczesne technologie pozwalają jednak na jego zniwelowanie, umożliwiając przypisywanie zadań do konkretnych wydziałów i osób, zarządzanie statusami ich realizacji przez pracowników, etc. W zaciszu własnego biura możesz więc zalogować się do systemu i śledzić przebieg prac, a w razie potrzeby skontaktować się z odpowiednią osobą. Zyskujesz czas, do tej pory spędzany na nieefektywnych zebraniach oraz bieżący wgląd w działania pracowników. Możesz też na bieżąco monitorować wszystkie przychody i wydatki firmy i poszczególnych działów, dzięki czemu planowanie budżetu będzie znacznie łatwiejsze.

Opóźniona realizacja zamówienia, brak faktury, trudności w połączeniu się z pracownikiem – to sytuacje, które czasem się zdarzają i trzeba stawić im czoła. Jeśli jednak w ostatnim czasie masz wrażenie, że przestajesz panować nad kłopotami w firmie, a telefon nie przestaje dzwonić, to znak, że czas na solidne zmiany.

Masz kilka spotkań w ciągu dnia. Każde z nich wymaga podejmowania przez Ciebie ważnych decyzji. W między czasie dzwonią pracownicy z kolejnymi nowinami. Nagle uświadamiasz sobie, że nie możesz merytorycznie odnieść się ani do zapytań pracowników ani klientów, ponieważ wszystkie Twoje dane zostały w laptopie na Twoim biurku. Jeśli to dla Ciebie codzienna sytuacja, pamiętaj, że dzięki systemowi webowemu zyskujesz dostęp do danych w każdym miejscu o każdej porze dnia na każdym urządzeniu mobilnym. Wystarczy dostęp do Internetu.

Od połowy 2018 r. obowiązywać będą zupełnie nowe zasady ochrony danych osobowych. Będą one znacznie bardziej restrykcyjne, a do tego odpowiedzialnością za użyte technologie obciążą przedsiębiorcę. Kary za niedopatrzenia będą sięgać od 20 do 40 mln euro albo 2-4 proc. rocznego światowego obrotu firmy. Dlatego to ważne, aby już teraz zacząć myśleć o rozwiązaniach przygotowanych do zmiany przepisów. Pamiętaj, że ich zaprojektowanie, stworzenie oraz wdrożenie może trwać od kilku do kilkunastu miesięcy, w zależności od Twoich potrzeb. Im szybciej rozpoczniesz cały ten proces, tym większe masz szanse na uniknięcie ewentualnych sankcji.

Jeśli widzisz siebie w którymś z wymienionych punktów, nie czekaj aż sprawy przybiorą gorszy obrót. Już teraz możesz podjąć kroki, aby usprawnić działanie swojej firmy i zwiększyć efektywność swoich pracowników. Wystarczy, że skontaktujesz się z nami. Firma BerMar multimedia z sukcesem tworzy systemy webowe dla firm od 2004 r. Pomogliśmy już kilkudziesięciu przedsiębiorstwom – od małych firm, przez średnie i duże, po wielkie korporacje – w uporządkowaniu prac i komunikacji. Możesz do nich dołączyć.

Jak wygląda przebieg współpracy? Etapy:

1. Konsultacje i rozmowy, podczas których dokładnie dowiemy się, jakie są potrzeby Klienta oraz jego pracowników. Na tym etapie staramy się poznać problemy i wyzwania, jakie stoją przed Twoją firmą i znaleźć najbardziej optymalne rozwiązanie.
2. Przygotowanie projektów i opisów planowanych funkcjonalności. Dokumentacja pozwala na upewnienie się, czy proponowane rozwiązania spełniają oczekiwania Klienta. Stanowią także podstawę do przygotowania wyceny i harmonogramu prac.
3. Stworzenie wyceny oraz – po jego zaakceptowaniu – harmonogramu prac.
4. Przygotowanie wersji testowej systemu. Testowy system umożliwia weryfikowanie przez Klienta i jego pracowników wszystkich wprowadzanych mechanizmów. Na tym etapie warto wyznaczyć w firmie osoby odpowiedzialne, które będą sprawdzały te elementy systemu, które dotyczą ich konkretnych wydziałów. Nasi konsultanci są od tej pory w pełni dostępni, aby udzielić informacji, instrukcji, spisać uwagi lub wyjaśnić niejasności.
5. Przygotowanie wersji aktywnej systemu. Po zaakceptowaniu wersji testowej wystawiamy system aktywny, czyli taki, w którym będą odkładane dane właściwe. System testowy będzie nam nadal służył do wprowadzania ewentualnych poprawek, rozbudowy funkcjonalności lub weryfikowania ewentualnych problemów.
6. Wdrożenie systemu. Aby ułatwić pracę z systemem, organizujemy szkolenia w siedzibie Klienta dla poszczególnych wydziałów. Dzięki temu, wszyscy pracownicy mogą poznać jego mechanizmy i wiedzą, jak się po nim poruszać. Na życzenie Klienta przygotowujemy także manualną instrukcję w formie pliku PDF, z którego pracownicy mogą korzystać w każdej chwili. Ponadto, udostępniamy dane kontaktowe naszych konsultantów, którzy chętnie pomogą mailowo lub telefonicznie.

Co oferujemy?

• Przyjazny interfejs i system łatwy w użyciu;
• Dostosowanie mechanizmów do indywidualnych potrzeb Klienta;
• Elastyczny system, który możesz później rozbudować o dodatkowe funkcjonalności;
• Nowoczesne rozwiązania i technologie, dzięki którym usprawnisz działanie swojej firmy;
• Ścisłą współpracę na każdym etapie opartą o partnerskie relacje.